📋Acta de reunión: seis semanas de retraso

ACTA DE REUNIÓN N.º 7 Proyecto: automatización del Centro de Distribución de Panamá Pacífico Fecha y hora: 14 de octubre, 9:00 a. m. Lugar: sala de juntas, oficinas de Costa del Este, Ciudad de Panamá Asistentes: Ing. Rubén Batista, gerente de Operaciones y presidente de la sesión; Lcda. Yariela Castillo, Finanzas; Ing. Aníbal Quintero, jefe del proyecto; Sra. Mei Ling Chen, Compras; Sr. Kenneth Archbold, Seguridad y Salud Ocupacional; Sr. Rodrigo Teixeira, representante del proveedor, por videoconferencia desde São Paulo. Secretaria de actas: Lcda. Itzel Pinzón. Orden del día 1. Lectura y aprobación del acta anterior. 2. Estado del proyecto y causas del retraso. 3. Impacto en la temporada alta. 4. Acuerdos y plazos. Desarrollo de la reunión 1. Se dio lectura al acta n.º 6, la cual fue aprobada sin modificaciones. 2. El Ing. Quintero informó que la instalación de los transportadores y del sistema de clasificación automática acumula un 1Trou 1 de seis semanas. Según explicó, dos contenedores con piezas críticas quedaron retenidos en el puerto de Balboa por un error en la documentación 2Trou 2 , de ahí que el montaje no pudiera iniciarse en la fecha prevista. Por otra parte, las pruebas del software de gestión de almacén revelaron 3Trou 3 fallos de integración con el sistema de facturación que fue necesario suspenderlas. El Sr. Teixeira reconoció la responsabilidad del proveedor en el segundo problema y se comprometió a enviar a dos técnicos la próxima semana. Aclaró, no obstante, que no podía garantizar fechas a menos que la aduana liberara los contenedores antes del 24 de octubre. 3. La Lcda. Castillo recordó que la temporada alta comienza a principios de diciembre, cuando el volumen de pedidos suele duplicarse. Advirtió textualmente: «Como el sistema no esté listo para entonces, nos tocará trabajar a mano en plena temporada». 4Trou 4 , solicitó que se evaluara desde ya un plan de 5Trou 5 . El Sr. Archbold señaló que ningún operario podrá trabajar en la zona automatizada sin haber recibido la 6Trou 6 correspondiente, de ahí que esta deba programarse con suficiente antelación. La Sra. Chen, por su parte, propuso que, en caso de que los contenedores no fueran liberados a tiempo, se enviaran por vía aérea las piezas más urgentes, opción cuyo costo estimó en un 3 % del presupuesto. 4. Así pues, tras un amplio intercambio de opiniones, se adoptaron los siguientes acuerdos: a) El proveedor presentará un cronograma revisado a más tardar el 21 de octubre. b) En caso de que la aduana no libere los contenedores antes del 24 de octubre, Compras gestionará el envío aéreo de las piezas críticas. c) Se contratarán veinticinco operarios temporales para la temporada alta, salvo que las pruebas concluyan con éxito antes del 15 de noviembre. d) De no cumplirse la fecha de entrega del 30 de noviembre, Finanzas aplicará la 7Trou 7 prevista en el contrato: un 1 % de su valor por cada semana de retraso, hasta un máximo del 10 %. e) Seguridad y Salud Ocupacional impartirá la capacitación del personal en dos turnos durante la semana del 16 de noviembre. No habiendo más asuntos que tratar, se levantó la 8Trou 8 a las 11:20 a. m. La próxima reunión se celebrará el 28 de octubre en el mismo lugar.

ACTA DE REUNIÓN N.º 7 Proyecto: automatización del Centro de Distribución de Panamá Pacífico Fecha y hora: 14 de octubre, 9:00 a. m. Lugar: sala de juntas, oficinas de Costa del Este, Ciudad de Panamá Asistentes: Ing. Rubén Batista, gerente de Operaciones y presidente de la sesión; Lcda. Yariela Castillo, Finanzas; Ing. Aníbal Quintero, jefe del proyecto; Sra. Mei Ling Chen, Compras; Sr. Kenneth Archbold, Seguridad y Salud Ocupacional; Sr. Rodrigo Teixeira, representante del proveedor, por videoconferencia desde São Paulo. Secretaria de actas: Lcda. Itzel Pinzón. Orden del día 1. Lectura y aprobación del acta anterior. 2. Estado del proyecto y causas del retraso. 3. Impacto en la temporada alta. 4. Acuerdos y plazos. Desarrollo de la reunión 1. Se 1Trou 1 dar(dar) lectura al acta n.º 6, la cual 2Trou 2 aprobar(aprobar) sin modificaciones. 2. El Ing. Quintero 3Trou 3 informar(informar) que la instalación de los transportadores y del sistema de clasificación automática 4Trou 4 acumular(acumular) un retraso de seis semanas. Según 5Trou 5 explicar(explicar), dos contenedores con piezas críticas 6Trou 6 quedar(quedar) retenidos en el puerto de Balboa por un error en la documentación aduanera, de ahí que el montaje no 7Trou 7 poder(poder) iniciarse en la fecha prevista. Por otra parte, las pruebas del software de gestión de almacén 8Trou 8 revelar(revelar) tales fallos de integración con el sistema de facturación que 9Trou 9 ser(ser) necesario suspenderlas. El Sr. Teixeira 10Trou 10 reconocer(reconocer) la responsabilidad del proveedor en el segundo problema y se 11Trou 11 comprometerse(comprometerse) a enviar a dos técnicos la próxima semana. 12Trou 12 aclarar(aclarar), no obstante, que no 13Trou 13 poder(poder) garantizar fechas a menos que la aduana 14Trou 14 liberar(liberar) los contenedores antes del 24 de octubre. 3. La Lcda. Castillo 15Trou 15 recordar(recordar) que la temporada alta 16Trou 16 comenzar(comenzar) a principios de diciembre, cuando el volumen de pedidos 17Trou 17 soler(soler) duplicarse. 18Trou 18 advertir(advertir) textualmente: «Como el sistema no 19Trou 19 estar(estar) listo para entonces, nos 20Trou 20 tocar(tocar) trabajar a mano en plena temporada». Por consiguiente, 21Trou 21 solicitar(solicitar) que se 22Trou 22 evaluar(evaluar) desde ya un plan de contingencia. El Sr. Archbold 23Trou 23 señalar(señalar) que ningún operario 24Trou 24 poder(poder) trabajar en la zona automatizada sin haber recibido la capacitación correspondiente, de ahí que esta 25Trou 25 deber(deber) programarse con suficiente antelación. La Sra. Chen, por su parte, 26Trou 26 proponer(proponer) que, en caso de que los contenedores no 27Trou 27 liberar(liberar) a tiempo, se 28Trou 28 enviar(enviar) por vía aérea las piezas más urgentes, opción cuyo costo 29Trou 29 estimar(estimar) en un 3 % del presupuesto. 4. Así pues, tras un amplio intercambio de opiniones, se 30Trou 30 adoptar(adoptar) los siguientes acuerdos: a) El proveedor 31Trou 31 presentar(presentar) un cronograma revisado a más tardar el 21 de octubre. b) En caso de que la aduana no 32Trou 32 liberar(liberar) los contenedores antes del 24 de octubre, Compras 33Trou 33 gestionar(gestionar) el envío aéreo de las piezas críticas. c) Se 34Trou 34 contratar(contratar) veinticinco operarios temporales para la temporada alta, salvo que las pruebas 35Trou 35 concluir(concluir) con éxito antes del 15 de noviembre. d) De no cumplirse la fecha de entrega del 30 de noviembre, Finanzas 36Trou 36 aplicar(aplicar) la penalización prevista en el contrato: un 1 % de su valor por cada semana de retraso, hasta un máximo del 10 %. e) Seguridad y Salud Ocupacional 37Trou 37 impartir(impartir) la capacitación del personal en dos turnos durante la semana del 16 de noviembre. No habiendo más asuntos que tratar, se 38Trou 38 levantar(levantar) la sesión a las 11:20 a. m. La próxima reunión se 39Trou 39 celebrar(celebrar) el 28 de octubre en el mismo lugar.