📋Acta de reunión: seis semanas de retraso

ACTA DE REUNIÓN N.º 7 Proyecto: automatización del Centro de Distribución de Panamá Pacífico Fecha y hora: 14 de octubre, 9:00 a. m. Lugar: sala de juntas, oficinas de Costa del Este, Ciudad de Panamá Asistentes: Ing. Rubén Batista, gerente de Operaciones y presidente de la sesión; Lcda. Yariela Castillo, Finanzas; Ing. Aníbal Quintero, jefe del proyecto; Sra. Mei Ling Chen, Compras; Sr. Kenneth Archbold, Seguridad y Salud Ocupacional; Sr. Rodrigo Teixeira, representante del proveedor, por videoconferencia desde São Paulo. Secretaria de actas: Lcda. Itzel Pinzón. Orden del día 1. Lectura y aprobación del acta anterior. 2. Estado del proyecto y causas del retraso. 3. Impacto en la temporada alta. 4. Acuerdos y plazos. Desarrollo de la reunión 1. Se dio lectura al acta n.º 6, la cual fue aprobada sin modificaciones. 2. El Ing. Quintero informó que la instalación de los transportadores y del sistema de clasificación automática acumula un 1Lacuna 1 de seis semanas. Según explicó, dos contenedores con piezas críticas quedaron retenidos en el puerto de Balboa por un error en la documentación 2Lacuna 2 , de ahí que el montaje no pudiera iniciarse en la fecha prevista. Por otra parte, las pruebas del software de gestión de almacén revelaron 3Lacuna 3 fallos de integración con el sistema de facturación que fue necesario suspenderlas. El Sr. Teixeira reconoció la responsabilidad del proveedor en el segundo problema y se comprometió a enviar a dos técnicos la próxima semana. Aclaró, no obstante, que no podía garantizar fechas a menos que la aduana liberara los contenedores antes del 24 de octubre. 3. La Lcda. Castillo recordó que la temporada alta comienza a principios de diciembre, cuando el volumen de pedidos suele duplicarse. Advirtió textualmente: «Como el sistema no esté listo para entonces, nos tocará trabajar a mano en plena temporada». 4Lacuna 4 , solicitó que se evaluara desde ya un plan de 5Lacuna 5 . El Sr. Archbold señaló que ningún operario podrá trabajar en la zona automatizada sin haber recibido la 6Lacuna 6 correspondiente, de ahí que esta deba programarse con suficiente antelación. La Sra. Chen, por su parte, propuso que, en caso de que los contenedores no fueran liberados a tiempo, se enviaran por vía aérea las piezas más urgentes, opción cuyo costo estimó en un 3 % del presupuesto. 4. Así pues, tras un amplio intercambio de opiniones, se adoptaron los siguientes acuerdos: a) El proveedor presentará un cronograma revisado a más tardar el 21 de octubre. b) En caso de que la aduana no libere los contenedores antes del 24 de octubre, Compras gestionará el envío aéreo de las piezas críticas. c) Se contratarán veinticinco operarios temporales para la temporada alta, salvo que las pruebas concluyan con éxito antes del 15 de noviembre. d) De no cumplirse la fecha de entrega del 30 de noviembre, Finanzas aplicará la 7Lacuna 7 prevista en el contrato: un 1 % de su valor por cada semana de retraso, hasta un máximo del 10 %. e) Seguridad y Salud Ocupacional impartirá la capacitación del personal en dos turnos durante la semana del 16 de noviembre. No habiendo más asuntos que tratar, se levantó la 8Lacuna 8 a las 11:20 a. m. La próxima reunión se celebrará el 28 de octubre en el mismo lugar.

ACTA DE REUNIÓN N.º 7 Proyecto: automatización del Centro de Distribución de Panamá Pacífico Fecha y hora: 14 de octubre, 9:00 a. m. Lugar: sala de juntas, oficinas de Costa del Este, Ciudad de Panamá Asistentes: Ing. Rubén Batista, gerente de Operaciones y presidente de la sesión; Lcda. Yariela Castillo, Finanzas; Ing. Aníbal Quintero, jefe del proyecto; Sra. Mei Ling Chen, Compras; Sr. Kenneth Archbold, Seguridad y Salud Ocupacional; Sr. Rodrigo Teixeira, representante del proveedor, por videoconferencia desde São Paulo. Secretaria de actas: Lcda. Itzel Pinzón. Orden del día 1. Lectura y aprobación del acta anterior. 2. Estado del proyecto y causas del retraso. 3. Impacto en la temporada alta. 4. Acuerdos y plazos. Desarrollo de la reunión 1. Se 1Lacuna 1 dar(dar) lectura al acta n.º 6, la cual 2Lacuna 2 aprobar(aprobar) sin modificaciones. 2. El Ing. Quintero 3Lacuna 3 informar(informar) que la instalación de los transportadores y del sistema de clasificación automática 4Lacuna 4 acumular(acumular) un retraso de seis semanas. Según 5Lacuna 5 explicar(explicar), dos contenedores con piezas críticas 6Lacuna 6 quedar(quedar) retenidos en el puerto de Balboa por un error en la documentación aduanera, de ahí que el montaje no 7Lacuna 7 poder(poder) iniciarse en la fecha prevista. Por otra parte, las pruebas del software de gestión de almacén 8Lacuna 8 revelar(revelar) tales fallos de integración con el sistema de facturación que 9Lacuna 9 ser(ser) necesario suspenderlas. El Sr. Teixeira 10Lacuna 10 reconocer(reconocer) la responsabilidad del proveedor en el segundo problema y se 11Lacuna 11 comprometerse(comprometerse) a enviar a dos técnicos la próxima semana. 12Lacuna 12 aclarar(aclarar), no obstante, que no 13Lacuna 13 poder(poder) garantizar fechas a menos que la aduana 14Lacuna 14 liberar(liberar) los contenedores antes del 24 de octubre. 3. La Lcda. Castillo 15Lacuna 15 recordar(recordar) que la temporada alta 16Lacuna 16 comenzar(comenzar) a principios de diciembre, cuando el volumen de pedidos 17Lacuna 17 soler(soler) duplicarse. 18Lacuna 18 advertir(advertir) textualmente: «Como el sistema no 19Lacuna 19 estar(estar) listo para entonces, nos 20Lacuna 20 tocar(tocar) trabajar a mano en plena temporada». Por consiguiente, 21Lacuna 21 solicitar(solicitar) que se 22Lacuna 22 evaluar(evaluar) desde ya un plan de contingencia. El Sr. Archbold 23Lacuna 23 señalar(señalar) que ningún operario 24Lacuna 24 poder(poder) trabajar en la zona automatizada sin haber recibido la capacitación correspondiente, de ahí que esta 25Lacuna 25 deber(deber) programarse con suficiente antelación. La Sra. Chen, por su parte, 26Lacuna 26 proponer(proponer) que, en caso de que los contenedores no 27Lacuna 27 liberar(liberar) a tiempo, se 28Lacuna 28 enviar(enviar) por vía aérea las piezas más urgentes, opción cuyo costo 29Lacuna 29 estimar(estimar) en un 3 % del presupuesto. 4. Así pues, tras un amplio intercambio de opiniones, se 30Lacuna 30 adoptar(adoptar) los siguientes acuerdos: a) El proveedor 31Lacuna 31 presentar(presentar) un cronograma revisado a más tardar el 21 de octubre. b) En caso de que la aduana no 32Lacuna 32 liberar(liberar) los contenedores antes del 24 de octubre, Compras 33Lacuna 33 gestionar(gestionar) el envío aéreo de las piezas críticas. c) Se 34Lacuna 34 contratar(contratar) veinticinco operarios temporales para la temporada alta, salvo que las pruebas 35Lacuna 35 concluir(concluir) con éxito antes del 15 de noviembre. d) De no cumplirse la fecha de entrega del 30 de noviembre, Finanzas 36Lacuna 36 aplicar(aplicar) la penalización prevista en el contrato: un 1 % de su valor por cada semana de retraso, hasta un máximo del 10 %. e) Seguridad y Salud Ocupacional 37Lacuna 37 impartir(impartir) la capacitación del personal en dos turnos durante la semana del 16 de noviembre. No habiendo más asuntos que tratar, se 38Lacuna 38 levantar(levantar) la sesión a las 11:20 a. m. La próxima reunión se 39Lacuna 39 celebrar(celebrar) el 28 de octubre en el mismo lugar.